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Nota Fiscal Eletrônica: empresas podem ser surpreendidas com multas em até cinco anos

A partir do dia 1° de janeiro do próximo ano todas as empresas devem ficar mais atentas à conduta fiscal de seus clientes e fornecedores.

O motivo é que nessa data mais de um milhão de companhias brasileiras estarão na obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica e será ainda maior o acompanhamento da Receita Federal. Para aquelas que já adotaram o modelo, porém, surge outra preocupação. A fiscalização sobre os documentos fiscais pode ser feita em até cinco anos, o mesmo prazo exigido por lei para a guarda segura dos arquivos, ou seja, a empresa que em 2006 iniciou a emissão de nota fiscal eletrônica poderá ser autuada até 2011, caso tenha enviado informações erradas ao Fisco. O resultado pode ser um grande número de multas com valores acumulativos, pelo tempo em que ocorreu a irregularidade.

Os valores das multas ficam entre 10% e 100% sobre cada nota fiscal autuada. As punições vão não só para quem emite, mas também para quem recebe a mercadoria. Se você é emissor precisa guardar os arquivos das NF-e que você recebe e também das que envia. Agora, se você não é emissor de NF-e, mas recebe arquivos de NF-e de fornecedores, deverá armazenar esses arquivos para evitar multas.

Nesse cenário, a escolha do fornecedor passa a ser predominante na atividade comercial. A má conduta fiscal do emissor pode gerar prejuízos também para quem compra. A multa para a empresa não emite nota fiscal eletrônica, ou insiste na emissão da nota de papel estando na obrigatoriedade, é de 50% do valor da operação, e o destinatário também é multado com 35% do mesmo valor, ou seja, o cliente também é responsável pela conduta fiscal de quem está vendendo.

Outro descuido que pode gerar grande número de multas para as companhias é a falta de envio do arquivo fiscal ao cliente. Não há uma regra específica para a forma em que o fornecedor deve enviar a nota eletrônica para o destinatário, essa atividade deve ser feita em comum acordo entre as partes e, muitas vezes, ocorre por e-mail ou disponibilidade de download no site do fornecedor. No entanto, a legislação prevê a obrigatoriedade do envio, e caso não ocorra, a empresa receberá multa de 50% no valor da venda.

É importante lembrar que já existem tecnologias que auxiliam as empresas na redução desses riscos.

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Quase 300 atividades serão obrigadas a emitir a NF-e a partir desta sexta

A emissão também é obrigatória para representante comercial de cosméticos e perfumaria, de madeira, material de construção e ferragens.

A partir desta sexta-feira (1), empresas que se dedicam a atividades estabelecidas por 257 CNAEs (Código Nacional de Atividade Econômica) serão obrigadas a emitir a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Segundo a Agência Sebrae, a obrigatoriedade vale para diversas atividades, como fabricação de roupas, vinagre, calçados, gelo, absorventes higiênicos, artigos de carpintaria para construção e artigos pirotécnicos; impressão de livros, revistas e outras publicações periódicas; serviços de acabamentos gráficos; reforma de pneumáticos usados; recondicionamento de baterias e acumuladores para veículos automotores.

A emissão também é obrigatória para representante comercial de cosméticos e perfumaria, de madeira, material de construção e ferragens.

Além dessas atividades, devem emitir a NF-e comércio atacadista de produtos como calçados, artigos de vestuário e acessórios, artigos de armarinho, de cama, mesa e banho, sementes, flores, plantas e gramas, produtos de higiene, limpeza e conservação domiciliar com atividade de fracionamento e acondicionamento, joias, relógios e bijuterias, embalagens, resíduos de papel e papelão e de sucatas não metálicas.

Secretaria da Fazenda

Para auxiliar no processo da troca da nota fiscal em papel pela nota fiscal digital, a Serasa Experian aconselha que as empresas confirmem na Sefaz (Secretaria de Fazenda) do seu estado se há inclusões específicas, já que cada estado pode ter particularidades legais em relação à NF-e.

O presidente de Negócios de Identidade Digital da Serasa, Igor Ramos Rocha, acrescenta que a adesão abrange notas fiscais de mercadorias emitidas para outras empresas; para os consumidores, ainda não está contemplada.

Ferramenta

As empresas ainda podem consultar uma ferramenta disponível na internet, desenvolvida pela Serasa, que permite que os empresários verifiquem o seu código de CNAE e a data a partir da qual deverão emitir eletronicamente as notas fiscais. O endereço é www.serasaexperian.com.br/certificados/consultarnfe.

Para deixar de emitir a nota em papel, é necessário que a empresa tenha um sistema emissor de NF-e um Certificado Digital ICP-Brasil.

Caso ainda não possua sistema emissor e certificado, o contribuinte pode adquirir em www.isped.net

Fonte: InfoMoney

Sua empresa já tem certificado digital?

Há 8 dias da data em que deverão passar a emitir eletronicamente suas Notas Fiscais de mercadorias, a Serasa Experian estima que 56% das empresas abrangidas ainda não estão com o seu Certificado Digital NF-e em mãos. A partir de 1º de outubro, empresas com atividades estabelecidas por 257 CNAEs (Código Nacional de Atividade Econômica) deverão passar a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

"A adesão de 44 % está bem acima do que verificamos em levas anteriores, mas, de todo modo, mais da metade do contingente ainda precisa providenciar o seu Certificado Digital NF-e, e essa é a parte mais simples do processo", afirma Igor Ramos Rocha, presidente de Negócios de Identidade Digital da Serasa Experian.

Um dos motivos que podem ter favorecido esse aumento na adesão, comparativamente a movimentos anteriores, na opinião de Igor Rocha, é a repercussão positiva por parte das empresas já participantes da NF-e. São, atualmente, cerca de 294 mil empresas, de acordo com dados do Ministério da Fazenda, responsáveis, em todo o Brasil, por quase 1,5 bilhão de NF-e autorizadas, que movimentaram quase 32 trilhões de reais em mercadorias.

O executivo explica que a emissão eletrônica de Nota Fiscal não é a simples transposição para o meio virtual do documento em papel. "A NF-e é um processo que necessita de adequação de sistemas, o que, dependendo do volume de notas e das características de cada empresa, pode demorar até meses", diz Igor Rocha.

"A NF-e promove o que chamamos de desmaterialização de processos, isto é, transforma em eletrônico um processo estruturado em papéis, o que não significa apenas a eliminação do papel, mas uma revolução na logística do processo, incluindo a transmissão eletrônica, o armazenamento. E as empresas têm percebido muitos benefícios, como redução de custos e prazos", analisa o executivo da Serasa Experian.

As empresas que quiserem conferir a data de sua adesão à NF-e podem acessar, sem necessidade de cadastro e gratuitamente, o site certificadodigital.com.br/nfe. Lá encontrarão um aplicativo de internet por meio do qual, informando o seu CNAE, ou o nome ou parte do nome do ramo de atividade, e instantaneamente podem conferir a data. O aplicativo foi desenvolvido pela Serasa Experian para facilitar às empresas o acesso a essa informação.

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Fonte: Fórum Contábeis

Mais setores terão de emitir nota fiscal eletrônica a partir do dia 01/10

A partir do dia 1º, 257 atividades, entre as quais as indústrias alimentícia, têxtil, de calçados, companhias químicas, farmacêuticas e de material de construção, terão de passar a emitir a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). E faltando apenas sete dias para essa data, pesquisa da Serasa Experian aponta que 56% das empresas que serão abrangidas ainda não estão com seu certificado digital NF-e em mãos.

Segundo o gerente de certificação da Serasa Experian, Helder Moreira, o cronograma de adesões previu três levas de segmentos neste ano, uma em 1º de abril, outra em 1º de julho e a próxima, no mês que vem.

A avaliação da Serasa é que o percentual de 44% de companhias que já se preparou é um contingente até elevado, na comparação com as fases anteriores. Mesmo assim, o estudo mostra que muitos empresários ainda deixaram para a última hora a adequação ao sistema que dispensa a emissão do documento em papel.

Moreira estima que a nova etapa englobará mais 175 mil empresas, em âmbito nacional. Até agora, de acordo com dados do Ministério da Fazenda, há cerca de 300 mil adesões de companhias, que são responsáveis por quase 1,5 bilhão de NF-e autorizadas, movimentando quase R$ 32 trilhões. O gerente acrescenta que a nota fiscal não significa apenas transposição do papel para o meio virtual, mas pede mudanças de processos e de sistemas de informação. "No lugar do arquivo morto, por exemplo, será preciso guardar os dados em um servidor e fazer backup", explica.

O advogado tributarista Marco Antônio Rodriguez, de Santo André, tem avaliação semelhante. "O problema não é a certificação digital, mas sim adaptar os sistemas da empresa ao modelo da nota eletrônica, para ter a homologação pela Secretaria da Fazenda", afirma. Ele adverte que quem não se adequar não vai conseguir faturar os produtos vendidos, já que não será mais possível emitir notas em papel.

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Fonte: Fórum Contábeis

Empresas procuram por armazenamento seguro de NF-e

A regra é clara em relação à NF-e. Por lei, todo contribuinte deve armazenar, pelo período de 5 anos, todas as suas NF-e (tanto emitidas, quanto recebidas).

Ou seja, a partir de agora, quando um fiscal visitar uma empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que devem ser armazenados por cinco anos em formato XML.

Mas qual é a forma mais adequada (ou mais segura) de armazenar esses arquivos?

Fazer backup dessas informações em CD, DVD ou pendrive não é o suficiente, já que daqui a cinco anos essas mídias estarão obsoletas. Sem mencionar ainda os custos operacionais para gerenciar esses backups e os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como enchentes, incêndios, furtos, desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.

A melhor solução é, sem dúvida, utilizar um sistema de armazenamento que faça esse trabalho de forma automática (sem que o usuário precise se preocupar com o trabalho de fazer backups manuais) e de forma segura, em servidores de fácil acesso para que o contribuinte consiga recuperar suas NF-e sempre que precisar, ou sempre que um fiscal visitar sua empresa.

Melhor ainda se esse sistema de armazenamento for integrado com o contador do contribuinte, de forma que este tenha acesso a todas as NF-e de todos os seus clientes em uma única área organizada e segura, isentando o contribuinte do trabalho manual de envio de suas NF-e e agilizando o processo de contabilidade das empresas.

Um sistema que atende a tudo isso é o iSPED.net (www.isped.net), um software simples e fácil de usar que armazena NF-e de maneira segura e por um baixo custo anual (inferior aos gastos que o contribuinte teria com CD, DVD ou pendrive).

13 Dicas sobre NF-e

Especialista em implantação do SPED orienta para o uso do documento fiscal.

Criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar a relação entre Fiscos e contribuintes.  O documento fiscal eletrônico foi desenvolvido com a proposta de reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet.

Priscila Lima, especialista em Projeto SPED da Apress Consultoria Contábil criou uma lista com 13 dicas sobre o tema. Confira :

1. Danfe  não é NFe -  O Documento Auxiliar de Nota Fiscal - Danfe - não é a Nota Fiscal Eletrônica, e sim a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções: acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.); conter a Chave de Acesso, composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e; auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.

2. XML - A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.

3. Assinatura Digital - Além de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital, que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos, é válida. Se não for, mesmo que a NF-e esteja autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências. já que é o responsável pela guarda do documento.

4. Segurança -  Fique atento à segurança de seu Certificado Digital. Existem dois tipos  válidos para assinar a NF-e: o e-CNPJ, que além de assinar a NF-e dá acesso a diversos serviços na Receita Federal e o e-NFe, que só permite assinar a nota fiscal.

5. Dispensa de emissão – No caso da legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, na venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria sejam expedidas NF-e. As vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1 A. Neste caso, o contribuinte deverá preencher o campo Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7º - Hipótese '__'” e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.

6. Informe à Sefaz – Toda e qualquer movimentação que envolva NF-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.

7. Negativo - Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.

8. De olho nas datas – Atualmente, o prazo para cancelamento da NF-e é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011 ficará reduzido para 24 horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).

9. Cuidado com o “autocompletar” - A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.

10. Não é obrigatório - O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que, quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.

11. É obrigatório - Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da NF-e. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.

12. Não se engane com slogans de soluções completas - Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas e peça ajuda ao seu contador antes de contratar um software emissor.

13. Problemas ou falta de conectividade - Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco.

Fonte: Cotidiano Digital

ATENÇÃO: Como exposto no item 2, o contribuinte deve armazenar suas NF-e em segurança por 5 anos. 

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