A regra é clara em relação à NF-e. Por lei, todo contribuinte deve armazenar, pelo período de 5 anos, todas as suas NF-e (tanto emitidas, quanto recebidas).
Ou seja, a partir de agora, quando um fiscal visitar uma empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que devem ser armazenados por cinco anos em formato XML.
Mas qual é a forma mais adequada (ou mais segura) de armazenar esses arquivos?
Fazer backup dessas informações em CD, DVD ou pendrive não é o suficiente, já que daqui a cinco anos essas mídias estarão obsoletas. Sem mencionar ainda os custos operacionais para gerenciar esses backups e os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como enchentes, incêndios, furtos, desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.
A melhor solução é, sem dúvida, utilizar um sistema de armazenamento que faça esse trabalho de forma automática (sem que o usuário precise se preocupar com o trabalho de fazer backups manuais) e de forma segura, em servidores de fácil acesso para que o contribuinte consiga recuperar suas NF-e sempre que precisar, ou sempre que um fiscal visitar sua empresa.
Melhor ainda se esse sistema de armazenamento for integrado com o contador do contribuinte, de forma que este tenha acesso a todas as NF-e de todos os seus clientes em uma única área organizada e segura, isentando o contribuinte do trabalho manual de envio de suas NF-e e agilizando o processo de contabilidade das empresas.
Um sistema que atende a tudo isso é o iSPED.net (www.isped.net), um software simples e fácil de usar que armazena NF-e de maneira segura e por um baixo custo anual (inferior aos gastos que o contribuinte teria com CD, DVD ou pendrive).
quarta-feira, 25 de agosto de 2010
terça-feira, 24 de agosto de 2010
13 Dicas sobre NF-e
Especialista em implantação do SPED orienta para o uso do documento fiscal. |
Criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar a relação entre Fiscos e contribuintes. O documento fiscal eletrônico foi desenvolvido com a proposta de reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet.
Priscila Lima, especialista em Projeto SPED da Apress Consultoria Contábil criou uma lista com 13 dicas sobre o tema. Confira :
1. Danfe não é NFe - O Documento Auxiliar de Nota Fiscal - Danfe - não é a Nota Fiscal Eletrônica, e sim a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções: acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.); conter a Chave de Acesso, composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e; auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.
2. XML - A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.
3. Assinatura Digital - Além de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital, que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos, é válida. Se não for, mesmo que a NF-e esteja autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências. já que é o responsável pela guarda do documento.
4. Segurança - Fique atento à segurança de seu Certificado Digital. Existem dois tipos válidos para assinar a NF-e: o e-CNPJ, que além de assinar a NF-e dá acesso a diversos serviços na Receita Federal e o e-NFe, que só permite assinar a nota fiscal.
5. Dispensa de emissão – No caso da legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, na venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria sejam expedidas NF-e. As vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1 A. Neste caso, o contribuinte deverá preencher o campo Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7º - Hipótese '__'” e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.
6. Informe à Sefaz – Toda e qualquer movimentação que envolva NF-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.
7. Negativo - Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
8. De olho nas datas – Atualmente, o prazo para cancelamento da NF-e é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011 ficará reduzido para 24 horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).
9. Cuidado com o “autocompletar” - A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.
10. Não é obrigatório - O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que, quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.
11. É obrigatório - Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da NF-e. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.
12. Não se engane com slogans de soluções completas - Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas e peça ajuda ao seu contador antes de contratar um software emissor.
13. Problemas ou falta de conectividade - Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco.
Priscila Lima, especialista em Projeto SPED da Apress Consultoria Contábil criou uma lista com 13 dicas sobre o tema. Confira :
1. Danfe não é NFe - O Documento Auxiliar de Nota Fiscal - Danfe - não é a Nota Fiscal Eletrônica, e sim a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções: acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.); conter a Chave de Acesso, composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e; auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.
2. XML - A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.
3. Assinatura Digital - Além de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital, que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos, é válida. Se não for, mesmo que a NF-e esteja autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências. já que é o responsável pela guarda do documento.
4. Segurança - Fique atento à segurança de seu Certificado Digital. Existem dois tipos válidos para assinar a NF-e: o e-CNPJ, que além de assinar a NF-e dá acesso a diversos serviços na Receita Federal e o e-NFe, que só permite assinar a nota fiscal.
5. Dispensa de emissão – No caso da legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, na venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria sejam expedidas NF-e. As vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1 A. Neste caso, o contribuinte deverá preencher o campo Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7º - Hipótese '__'” e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.
6. Informe à Sefaz – Toda e qualquer movimentação que envolva NF-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.
7. Negativo - Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
8. De olho nas datas – Atualmente, o prazo para cancelamento da NF-e é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011 ficará reduzido para 24 horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).
9. Cuidado com o “autocompletar” - A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.
10. Não é obrigatório - O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que, quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.
11. É obrigatório - Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da NF-e. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.
12. Não se engane com slogans de soluções completas - Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas e peça ajuda ao seu contador antes de contratar um software emissor.
13. Problemas ou falta de conectividade - Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco.
Fonte: Cotidiano Digital
ATENÇÃO: Como exposto no item 2, o contribuinte deve armazenar suas NF-e em segurança por 5 anos.
EVITE MULTAS: Adiquira softwares confiáveis. Acesse www.isped.net e confira nossas soluções para emissão e armazenamento de NF-e.
EVITE MULTAS: Adiquira softwares confiáveis. Acesse www.isped.net e confira nossas soluções para emissão e armazenamento de NF-e.
sexta-feira, 20 de agosto de 2010
Contadores estão lucrando com a tecnologia
O Brasil atualmente conta com mais de 70 mil escritórios contábeis. São cerca de 400 mil contadores espalhados por todo o país.
Com a era digital e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), muitos contadores tem passado por um grande processo de atualização de conhecimento, e alguns tem aproveitado essa onda de modernização para melhorar suas práticas contábeis e aumentar seus lucros.
Com a massificação do uso da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, as tarefas operacionais tem desaparecido da rotina desses profissionais, proporcionando a eles mais tempo para dedicar-se às atividades estratégicas de maior valor agregado.
O contador agora pode aproveitar-se desse tempo extra para aprimorar sua atuação, obter mais conhecimento, ganhar novos clientes e agregar mais valor aos seus serviços. Literalmente, o escritório contábil passou a ser usado como consultoria, sendo o braço direito das empresas em decisões estratégicas de negócios.
A organização dos arquivos digitais de NF-e, diferente do caos das antigas pilhas de notas fiscais em papel, tem facilitado o cotidiano não só do contador, mas também das empresas que passaram a compreender a importância da ajuda desse profissional.
Por isso, a tendência das contabilidades é transformar-se também em consultorias tributárias e estratégicas.
Um sistema que tem ajudado bastante os profissionais da área contábil é o iSPED.net www.isped.net.
O iSPED.net é um sistema de emissão e armazenamento de NF-e, que permite a integração entre o cliente e o contador, agilizando e facilitando o processo de contabilidade.
Com essa integração, o contador tem acesso às NF-e de seus clientes organizadas em uma área de fácil acesso.
E ainda, o contador não tem custo algum para utilizar o sistema. Pelo contrário, recebe comissões.
Quer saber mais sobre os benefícios? Clique aqui
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quarta-feira, 11 de agosto de 2010
Entenda a NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
terça-feira, 10 de agosto de 2010
Bem Vindo Ao Blog iSPED.net
Olá Caro Leitor.
Este blog tem como finalidade divulgar todo tipo de informação sobre o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital. Temas e dúvidas sobre EFD (Escrituração Fiscal Digital), ECD (Escrituração Contabil Digital), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), Certificados Digitais (Modelo A1 ou A3, e-CPF, e-CNPJ, etc) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) serão constantemente abordados em nossas seções.
Seja Bem-Vindo para tirar dúvidas, fazer críticas ou sugestões em nosso BLOG.
Atenciosamente,
Equipe iSPED.net
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