A regra é clara em relação à NF-e. Por lei, todo contribuinte deve armazenar, pelo período de 5 anos, todas as suas NF-e (tanto emitidas, quanto recebidas).
Ou seja, a partir de agora, quando um fiscal visitar uma empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que devem ser armazenados por cinco anos em formato XML.
Mas qual é a forma mais adequada (ou mais segura) de armazenar esses arquivos?
Fazer backup dessas informações em CD, DVD ou pendrive não é o suficiente, já que daqui a cinco anos essas mídias estarão obsoletas. Sem mencionar ainda os custos operacionais para gerenciar esses backups e os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como enchentes, incêndios, furtos, desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.
A melhor solução é, sem dúvida, utilizar um sistema de armazenamento que faça esse trabalho de forma automática (sem que o usuário precise se preocupar com o trabalho de fazer backups manuais) e de forma segura, em servidores de fácil acesso para que o contribuinte consiga recuperar suas NF-e sempre que precisar, ou sempre que um fiscal visitar sua empresa.
Melhor ainda se esse sistema de armazenamento for integrado com o contador do contribuinte, de forma que este tenha acesso a todas as NF-e de todos os seus clientes em uma única área organizada e segura, isentando o contribuinte do trabalho manual de envio de suas NF-e e agilizando o processo de contabilidade das empresas.
Um sistema que atende a tudo isso é o iSPED.net (www.isped.net), um software simples e fácil de usar que armazena NF-e de maneira segura e por um baixo custo anual (inferior aos gastos que o contribuinte teria com CD, DVD ou pendrive).
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